Dostęp do zasobów archiwalnych Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie - Dostęp do zasobów archiwalnych - KWP Lublin

Zasób archiwalny

Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie posiada w swoim zasobie dokumentację stanowiącą zespół zamknięty Komendy Wojewódzkiej MO powstały w latach 1955-1990 oraz zespół otwarty Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie oraz jednostek organizacyjnych Policji:

1. Centralnego Biura Śledczego Policji Zarząd w Lublinie,
2. Zarządu w Lublinie Centralnego Biura Zwalczania Cyberprzestępczości,
3. Samodzielnego Pododdziału Kontrterrorystycznego Policji w Lublinie,
4. Oddziału Prewencji Policji w Lublinie.

Zasób archiwalny stanowią:

• materiały archiwalne kategorii „A” – mające znaczenie jako źródło o wartości historycznej, które przechowywane są wieczyście i nie podlegają brakowaniu,
• dokumentacja niearchiwalna kategorii „B” – o czasowym praktycznym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Dokumenty wytworzone w latach 1944-1954 przez Komendę Wojewódzką MO w Lublinie zostały przekazane do Instytutu Pamięci Narodowej w Lublinie.

Akta znajdujące się w archiwach i składnicach akt Policji mogą być udostępnione do celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, jeśli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczpospolitej Polskiej i jej obywateli.
 

Formy wnioskowania.

Wniosek skierowany do Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie powinien mieć postać sformalizowaną i może zostać złożony:

1. w tradycyjnej formie pisemnej:

• istownie na adres: Wydział Bezpieczeństwa Informacji KWP w Lublinie, ul. Narutowicz 73, 20-019 Lublin,
• osobiście – za pośrednictwem Kancelarii Jawnej KWP w Lublinie;

2. na numer faksu: +48 47 811 15 00;
3. w formie elektronicznej;

•  za pośrednictwem ePUAP – adres strony internetowej www.epuap.gov.pl,
   

WAŻNE!

Szczegółowe informacje w zakresie przyjmowania i obsługi dokumentów elektronicznych znajdują się z zakładce Elektroniczna Skrzynka Podawcza na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie.

Zgodnie z art. 63 § 3a Kpa podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

1. być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo   podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,
2.  zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym
   w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,
3.  zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Podanie podlega ocenie organu administracji publicznej, który po sprawdzeniu jego kompletności oraz właściwej formy, bada uprawnienie wnioskodawcy do uzyskania żądanego zakresu danych. Jeżeli wynik sprawdzenia będzie pozytywny, dane podlegają udostępnieniu. Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie wnioskodawcy.
 

Wymogi formalne wniosku.

Zgodnie z art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (teks jednolity Dz.U. z 2021 roku, pozycja 735) – dalej jako Kpa, podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Na zasadach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, materiały archiwalne pozostające w zasobie Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia, zawierającego:

1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba  prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
3. wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą (zasadnym jest wskazanie cenzury czasowej, zasięgu terytorialnego),
4. określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych (w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych zasadnym jest dołączenie do zgłoszenia zaświadczenia z uczelni oraz wskazanie tematu i zakresu pracy naukowej,
5. proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych,
6. upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w pkt 1 i 2.

Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (art. 64 § 1 Kpa). Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni,
z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (art. 64 § 2 Kpa).
 

Zasady udostępniania zasobu Archiwum KWP w Lublinie.

Udostępnianie akt:          

•  zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych;
•  zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
• zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej.
   

Zaświadczenia.

Archiwum KWP w Lublinie wydaje zaświadczenia na podstawie posiadanej dokumentacji, zgodnie z działem VII Kpa.
 

Podstawy prawne.

• ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz.U.z  2019 r., poz. 742),
•  rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej jako RODO,
•  ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2019 r., poz. 1781),
• ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz.U. z 2019 r., poz. 125),
• ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz.U. z 2020 r., poz. 2176),
•  ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2021 r., poz. 735),
• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach  (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.),
•  rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. z 2011r. Nr 196 poz.1161),
•  zarządzenie nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95 z późn. zm.).
   

Ograniczenia stosowania przepisów RODO.

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej, na podstawie art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się stosowanie RODO:

• art. 16 – prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,
• art. 18 ust. 1 lit. a i b – prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 – prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.
 

Klauzula informacyjna –art. 13 RODO.

1.  Administratorem danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji w Lublinie.

2.  Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Lublinie sprawuje inspektor ochrony danych osobowych KWP:

Adam Szczucki,

adres: ul. Narutowicza 73, 20-019 Lublin,

adres skrzynki poczty elektroniczneje: iod.kwp@lu.policja.gov.pl

3. Cel i okres przetwarzania danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji
w Lublinie.

W Komendzie Wojewódzkiej Policji w Lublinie dane osobowe przetwarza się wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza się ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
Okres przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio z przepisów prawa i jest adekwatny do celów. Informacje o zbiorach danych osobowych, w tym:

• celach przetwarzania,
• podstawach prawnych przetwarzania,
• osobach, których dane są przetwarzane,
• odbiorcach danych,
• okresach przechowywania,

zamieszczono na stronach Biuletynu Informacji Publicznej, zgodnie z właściwością komórek organizacyjnych KWP w Lublinie.

4. Odbiorcy danych osobowych.

W rozumieniu RODO odbiorcami danych osobowych nie są organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii
lub prawem państwa członkowskiego. Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom innym niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

5. Osobom, których dane są przetwarzane, zgodnie z RODO przysługuje:

• prawo dostępu do własnych danych osobowych,
• prawo do żądania od administratora sprostowania, uzupełnienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych, a także wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania – w sytuacjach przewidzianych prawem,
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie własnych danych osobowych
  w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na postawie zgody przed jej cofnięciem,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

6. Przy przetwarzaniu danych osobowych w trybie RODO nie występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowanie.

Wzór wniosku o udostępnienie materiałów archiwalnych z zasobu Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Lublinie - wniosek (plik WORD 52 KB).